Datenschutz

Stand 24.05.2025

Der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. nimmt den Datenschutz und Schutz der persönlichen Informationen sehr ernst. Die Nutzung der Personenbezogenen Daten dient ausschließlich der Sicherstellung des Sportbetriebes, sowie der Betreuung der Mitglieder. Dem entsprechend werden die Daten wie unter Ziffer 3 benannt verarbeitet. Diese Möglichkeit steht jeder Person offen. Mit der Anmeldung willigt jede Person in die Datenschutzbestimmungen des Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e. V. ein.
Durch die Vorgaben des deutschen Judo-Bundes e.V. ist der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V., das Portal zur Verwaltung des digitalen Judopasses sowie die dazugehörige Judopass App des Unternehmens DokuMe GmbH in Köln zu nutzen. Hierbei vertritt der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. seine Mitglieder als Vermittler gegenüber den Verbänden (badischer Judo-Verband e.V. und dem deutschen Judo-Bund e.V.) und willigt im Namen seiner Mitglieder bis auf Widerruf der Nutzung des digitalen Judo-Passes ein. Hierbei gelten die unter 4.2 genannten Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen der DokuMe GmbH. Rechtsansprüche aus Datenschutzverletzungen in Bezug auf das Portal zur Verwaltung der digitalen Judo-Pässe bzw. der Judopass APP sind direkt beim Betreiber der DokuMe GmbH bzw. dem deutschen Judo-Bund e.V. geltend zu machen.

1 Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung
Der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. als Mitglied des badischen Judo Verbandes e.V. sowie des badischen Ju Jutsu Verbandes speichert, erhebt, nutzt die Daten seiner Mitglieder, sowie die der Erziehungsberechtigten der minderjährigen Mitglieder. Der Verein stellt diese Daten seinen Funktionsträgern im Rahmen des Sportbetriebs und der Betreuung zur Verfügung. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, den Sportbetrieb sicherzustellen und die Mitglieder in allen Angelegenheiten, die dem Judosport dienen, optimal und umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen.
Der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. versichert die ihm zur Verfügung gestellten Daten nach bestem Wissen gemäß den Regeln des geltenden deutschen Datenschutzrechtes (mit Ausnahme von 3 Soziale Netzwerke) zu verarbeiten, zu speichern und weiterzuleiten.
Die Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jeder Zeit widerrufen werden. Bei Jugendlichen vor dem 16. Lebensjahr, muss dies durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Der Widerruf bedarf der Schriftform.
Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO)

2 Soziale Netzwerke
Die Funktionsträger des Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. veröffentlichen keine Inhalte in sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Tiktok, Instagram und ähnlichen. Für Inhalte die durch einzelne Mitglieder – nicht Funktionsträger – veröffentlicht werden, übernimmt der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. keine Haftung. Funktionsträger sind angewiesen, keine personenbezogenen Daten in sozialen Medien zu speichern, verbreiten oder anderweitig weiterzugeben. Die Haftung liegt auch hier beim Mitglied.

3 Nutzung der personenbezogenen Daten
Im Folgenden wird aufgeführt, wie die personenbezogenen Daten in den verschiedenen Bereichen vom Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. genutzt und ggf. übermittelt werden.

3.1 Verein
Um die verschiedenen Vorgänge im Sportbetrieb unkompliziert abwickeln zu können müssen im Rahmen der Vereinsarbeit die nachfolgenden Daten erhoben, gespeichert und auszugsweise übermittelt werden. Diese werden auch den geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern (1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassenwart) vollständig zugänglich gemacht. Allen anderen Funktionsträgern werden nur diese Daten bereitgestellt, die zur Erfüllung des Sportbetriebs notwendigen sind. Teile der Informationen werden auch in der Presse und dem Internetauftritt veröffentlicht.

3.1.1 Allgemeine Daten
• Vorname, Nachname des Mitglieds und bei minderjährigen Mitgliedern zusätzlich:
• Vorname, Nachname des Erziehungsberechtigten
• Geburtsdatum
• Geschlecht, Nationalität
• Anschrift
• Fotos
• Mitgliedsnummer

3.1.2 Spezielle Daten
• SEPA-Lastschrift-Mandant (Eineindeutiger Schlüssel)
• Bankverbindung
• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Passnummer
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.1.3 Kommunikation über WhatsApp-Gruppen
Zur internen Kommunikation kann der Verein WhatsApp-Gruppen nutzen. Die Teilnahme ist freiwillig. Mit dem Beitritt in eine Gruppe willigt das Mitglied in die Verarbeitung seiner Telefonnummer und weiterer personenbezogener Daten durch WhatsApp (Meta) gemäß deren Datenschutzrichtlinien ein. Die Nutzung der Gruppen dient ausschließlich organisatorischen Zwecken und erfolgt nur mit vorheriger Zustimmung des Mitglieds.
WhatsApp verarbeitet Daten außerhalb der EU. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy/
Der Verein übernimmt keine Haftung für Daten, die Mitglieder eigenständig in WhatsApp-Gruppen veröffentlichen. Es ist untersagt, sensible Daten (z. B. Bankverbindungen, Gesundheitsdaten) in diesen Gruppen zu teilen.

3.1.4 Nutzung der App Spond
Der Verein nutzt die App Spond zur Organisation und Verwaltung von Trainingseinheiten und Veranstaltungen. Mit der Anmeldung in der App Spond werden personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Anwesenheitsinformationen verarbeitet. Die Nutzung der App ist freiwillig und erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitglieds.
Spond speichert Daten gemäß ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.spond.com/de/datenschutz-bestimmungenv/

3.2 Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
3.2.1 Allgemeine Daten
• Vorname, Nachname des Mitglieds
• Altersklasse/Jugend
• Geschlecht
• Fotos

3.2.2 Spezielle Daten
• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.3 Verbände
Zur Sicherstellung des Sportbetriebs ist es notwendig personenbezogene Daten an den Badischen Judo-Verband e.V., den deutschen Judo-Bund, den Ju-Jutsu Verband Baden e.V., den Deutschen Ju-Jutsu Verband e.V. den badischen Sportbund sowie die badische Sportjugend weiterzugeben. Je nach Grundlage der Übermittlung, werden die nachfolgenden Daten vollständig oder auszugsweise an die genannten Verbände weitergegeben.
Für die Verarbeitung der Daten bei den Verbänden gelten die entsprechenden Datenschutzerklärungen:
• Badischer Judo-Verband: https://www.badischer-judo-verband.de/datenschutz
• Deutscher Judo-Bund: https://www.judobund.de/datenschutz
• Nutzung Portal zur Verwaltung digitaler Judopässe und Judopass App: https://dokume.net/privacy.php
• Badischer Ju-Jutsu-Verband: https://ju-jutsu-in-baden.de/impressum-datenschutzerklaerung/
• Deutscher Ju-Jutsu-Verband: https://www.djjv.de/datenschutzerklaerung
• Badischer Sportbund: https://www.badischer-sportbund.de/datenschutz/
• Badische Sportjugend: https://www.badische-sportjugend.de/datenschutz/

3.3.1 Allgemeine Daten
• Vorname, Nachname des Mitglieds
• Geburtsdatum
• Geschlecht, Nationalität
• Fotos
• Mitgliedsnummer

3.3.2 Spezielle Daten
• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Passnummer
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.4 Speicherdauer
3.4.1 Mitgliedsdaten
Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für 5 Jahre gespeichert.

Abschnitt 3.5 – Weitergabe personenbezogener Daten an Veranstalter von Wettkämpfen
Zur Anmeldung und Teilnahme an externen Wettkämpfen und Turnieren übermittelt der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. personenbezogene Daten seiner Mitglieder an die jeweiligen ausrichtenden Vereine oder Verbände. Hierbei handelt es sich regelmäßig um folgende Daten:
• Vorname, Nachname
• Geburtsdatum
• Altersklasse
• Geschlecht
• Gewicht (z. B. zur Einteilung in Gewichtsklassen)
• Verein
• Graduierung oder Wettkampflizenz (sofern erforderlich)
Diese Daten dienen ausschließlich der Durchführung der Veranstaltung, der Erstellung von Start- und Ergebnislisten sowie der organisatorischen Kommunikation. Die Weitergabe erfolgt entweder auf Grundlage der Mitgliedschaft im Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage einer expliziten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), insbesondere bei sensiblen Daten.
Für die Verarbeitung dieser Daten durch die veranstaltenden Organisationen gelten deren jeweils eigenen Datenschutzbestimmungen.

4. Speicherorte für Personenbezogene Daten
4.1 Vereinsverwaltungssoftware: WISO MeinVerein
Der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. setzt seit 2021 die Online-Software WISO MeinVerein (https://www.meinverein.de/) zur Verwaltung der Mitglieder ein. Betreiber der Software ist
Buhl Data Service GmbH
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen

Telefon: 02735 90 96 99
E-Mailadresse: datenschutz-anfrage@buhl.de
Geschäftsführer: Moritz Buhl & Peter Glowick
Link zum Impressum: https://www.buhl.de/impressum
Der Betreiber stellt sicher, dass die Personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO verarbeitet und gesichert werden. Details zum Thema Datenschutz finden sie auf der Seite von WISO MeinVerein:
https://www.meinverein.de/datenschutzerklaerung/

4.2 Betreiber Judopass Website und JudoAPP – DokuMe GmbH
Der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. ist durch die Mitgliedschaft im Badischen Judo Verband e.V. und somit mittelbar auch dem deutschen Judo-Bund e.V. verpflichtet die Software des Unternehmens DokuMe einzusetzen. Hiervon betroffen sind alle Aktiven Judoka des Vereins.
DokuMe GmbH
Subbelrather Str. 436c, 50825 Köln
E-Mail: info@dokume.net
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: privacy@dokume.net
Alle Rechte und Pflichten der Datenverarbeitung werden durch den Betreiber bzw. den deutschen Judo-Bund e.V. wahrgenommen.
Für die Nutzung der Plattform gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens DokuMe GmbH: https://dokume.net/agb.php
Ebenso gelten die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens: https://dokume.net/privacy.php

Der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. übernimmt keinerlei Haftung, die sich aus dem Betrieb und den Datenschutzmaßnahmen der Verpflichtung zum Einsatz der Judopass App und dem Portal zur Verwaltung von digitalen Judo-Pässen ergibt.

4.3 Nutzung der Wettkampfplattform Sportdata ( Ju-Jutsu-Wettkämpfe)
Zur Organisation und Durchführung von Ju-Jutsu-Wettkämpfen nutzt der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. die Online-Plattform Sportdata (https://set.sportdata.org), betrieben von:
Sportdata Event Technology OG
Mühlwaldweg 10a
A-6063 Rum, Österreich
E-Mail: info@sportdata.org
Informationen zum Datenschutz des Betreibers finden Sie hier: https://set.sportdata.org/de/privacy/
Im Rahmen der Wettkampforganisation kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum, Altersklasse, Geschlecht, Verein, Gewichtsklasse und sportliche Ergebnisse an die Plattform Sportdata zu übermitteln. Diese Daten werden für die Anmeldung, Durchführung und Dokumentation von Wettkämpfen verarbeitet und können dort auch öffentlich einsehbar sein (z. B. in Starterlisten, Ergebnislisten oder Rankings).
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen der Mitgliedschaft) sowie ggf. aufgrund einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

4.4 Cloud-Speicher (Microsoft OneDrive)
Für die gemeinsame Arbeit mit elektronischen Dokumenten setzt der Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. die Softwarelösung Microsoft OneDrive in einer aktuellen Version ein. Informationen zum Datenschutz des Anbieters können hier abgerufen werden: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement

4.5 lokale Datenträger
Funktionsträger die auf Grund ihrer Tätigkeit persönliche Daten auch lokal speichern müssen, sind angewiesen diese ausschließlich auf verschlüsselten Datenträgern abzulegen und verschlüsselt zu übertragen. Die Haftung liegt hier beim Mitglied.

4.6 Datenverarbeitung in Drittländern
Bei der Nutzung bestimmter digitaler Dienste durch den Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in sogenannte Drittländer außerhalb der Europäischen Union (insbesondere in die USA) nicht ausgeschlossen werden. Dies betrifft insbesondere folgende Anbieter:
• Microsoft OneDrive (Cloud-Speicherlösung)
• WhatsApp (Messenger zur internen Kommunikation)
In diesen Ländern besteht unter Umständen kein dem EU-Datenschutzniveau entsprechender Schutz. Die Anbieter können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass die betroffene Person hierüber informiert wird oder rechtlich dagegen vorgehen kann.
Der Verein achtet bei der Auswahl externer Dienste darauf, dass – soweit möglich – geeignete Garantien im Sinne der DSGVO vorliegen (z. B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder Angemessenheitsbeschlüsse nach Art. 44 ff. DSGVO).
Die Nutzung dieser Dienste erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen oder auf Grundlage vertraglicher Notwendigkeit, soweit dies für die Vereinsorganisation erforderlich ist.

4.7 Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Vereinswebsite
Die Website des Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V. (www.budoclub-walldorf.de) dient der öffentlichen Information über das Vereinsangebot und Aktivitäten. Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Dienstleister STRATO GmbH automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Diese umfassen unter anderem:
• IP-Adresse (anonymisiert),
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• übertragene Datenmenge,
• verwendeter Browser und Betriebssystem,
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite),
• besuchte Unterseiten.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs der Website sowie zur Fehleranalyse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Funktion und Sicherheit der Website). Informationen zum Datenschutz des Betreibers finden Sie hier: https://www.strato.de/datenschutz/
Die Website wird mit dem Content-Management-System WordPress betrieben. Sämtliche Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Es werden keine Cookies zu Werbe-, Tracking- oder Analysezwecken eingesetzt. Technisch notwendige Cookies können zum Einsatz kommen, um z. B. die Navigation oder Spracheinstellungen zu speichern. In diesem Fall erfolgt der Einsatz gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular auf der Website kontaktieren, werden die eingegebenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation).
Unsere Website ist durch eine SSL-Verschlüsselung (https) geschützt, um die sichere Übertragung von Daten zu gewährleisten. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile des Browsers („https://“) sowie dem Schloss-Symbol.

4.8 Nutzung externer Inhalte und interaktiver Funktionen auf der Website
Kommentarfunktion (sofern aktiviert)
Wenn Nutzer Kommentare auf unserer Website hinterlassen, speichern wir neben dem eigentlichen Kommentar auch Angaben zum Zeitpunkt der Erstellung, die vom Nutzer angegebene E-Mail-Adresse sowie – sofern angegeben – den gewählten Nutzernamen. Zusätzlich wird die IP-Adresse gespeichert. Die Speicherung dient der Sicherheit, da der Verein im Falle von Rechtsverletzungen (z. B. Beleidigungen, Hassreden) für den Inhalt haftbar gemacht werden kann. Die Kommentare und zugehörigen Daten verbleiben auf der Website, bis der kommentierte Inhalt vollständig gelöscht wurde oder aus rechtlichen Gründen entfernt werden muss. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Einbindung von YouTube
Auf unserer Website sind Plugins des Videoportals YouTube eingebunden. Betreiber ist die YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA (ein Unternehmen der Google LLC). Wenn Sie eine unserer Seiten mit eingebettetem YouTube-Video besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird Ihre IP-Adresse übermittelt und mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Konto eingeloggt sind, kann Ihr Surfverhalten mit Ihrem Profil verknüpft werden. Sie können dies verhindern, indem Sie sich vorher ausloggen.
Die Nutzung von YouTube erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ansprechenden Darstellung unseres Online-Angebots). Weitere Informationen finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy
Google Web Fonts
Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten nutzt diese Website sogenannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Schriftarten in den Browsercache. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, sodass Google Kenntnis darüber erhält, dass unsere Website über Ihre IP-Adresse aufgerufen wurde.

Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen finden Sie unter:
https://developers.google.com/fonts/faq?hl=de
https://policies.google.com/privacy

5 Datenschutzbeauftragter/Beauskunftung
5.1 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (nicht Datenschutzbeauftragter)
Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e. V.
Dirk Sager
Hans-Thoma-Straße 21
69190 Walldorf
info@budoclub-walldorf.de
Der Verein ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig.
Bei Fragen zum Datenschutz im Verein wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen.
Der Verein ist gemäß § 38 BDSG nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da weniger als 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten umgehen.

5.2 Datenschutzanfragen
Datenschutzanfragen richten Sie bitte schriftlich oder per E-Mail an den Budo-Club Samurai Astoria Walldorf e.V.

6 Betroffenenrechte
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:
• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
• ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde,
• wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg oder Hessen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

7 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Erklärung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Unterzeichnung unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Erklärung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Erklärung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der datenschutzrechtlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die der Unterzeichner mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt hat. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Erklärung als lückenhaft erweist.